Dalam rapat tentunya dibutuhkan rangkuman yang dijadikan bukti hasil dari rapat tersebut. Contoh notulen rapat ini juga berfungsi untuk beberapa kepentingan bagi pemangku jabatan.
Maka dari itu, setiap rapat harus ada seseorang yang bertugas sebagai notulis untuk mencatat apa saja hal yang diputuskan dalam rapat tersebut.
Namun dalam membuat notulen rapat juga harus diperhatikan beberapa langkah atau tahapan agar menjadi notulen rapat yang baik dan benar.
Berikut ini merupakan penjelasan kami mengenai contoh notulen rapat dan beberapa hal yang berkaitan dengan contoh notulen rapat.
Pengertian Notulen Rapat
Notulen merupakan serangkaian catatan aktifitas seperti rapat, diskusi, seminar, atau juga sidang.
Beberapa unsur pendukung bagi notulen rapat yaitu antara lain :
- Tujuan kegiatan.
- Berbagai pikiran yang hendak dibahas pada kegiatan .
- Saran dan keputusan di dalam kegiatan.
- Waktu pelaksanaan.
- Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) notulen atau biasa disebut juga dengan notula merupakan catatan singkat berkaitan dengan jalannya rapat atau persidangan dan beberapa hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Biasanya, yang termasuk dalam notulen rapat ini yaitu hari/tanggal, isi rapat, waktu, daftar peserta, tempat, kesimpulan, dan tanda tangan peserta sampai pemimpin rapat.
Maka dari itu, notulen rapat ini harus bersifat padat, sistematis, ringkas, serta menyeluruh berkaitan dengan isi ringkasan pembicaraan rapat.
Tugas Notulis
Notulis merupakan orang yang bertugas untuk menyimak dan menulis dengan baik agar hal-hal yang ada pada saat diskusi bisa terangkum dengan baik.
Sehingga, seorang notulis harus mencatatkan hasil jalannya diskusi dari awal hinggga akhir acara. Berikut adalah beberapa tugas umum notulis, antara lain:
- Mencatat topik masalah dengan lengkap dan jelas
- Mencatat waktu rapat
- Menyimak serta menjaga ketenangan rapat
- Mendata jumlah data informasi danjuga peserta rapat
- Merangkum kesimpulan dan hasil dari rapat tersebut.
- Bersifat objektifdan tidak memihak. Notulis tidak boleh menuliskan gagasan miliknya dalam notulen, harus benar-benar berdasarkan pada pembicaraan di dalam rapat.
- Membuat dokumentasi berkaitan dengan hasil diskusi meliputi tulisan dan foto.
Susunan Notula
Dalam menulis notulen ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar pada saat menulis akan tersusun secara singkat dan sistematis.
Berikut merupakan tahapan-tahapan dalam membuat notulen rapat.
Kepala Notulen
Kepala notulen merupakan bagian awal dalam penulisan notulen.
Beberapa hal yang terdapat pada kepala notulen, ialah sebagai berikut:
- Nama atau judul yang akan dibahas
- Hari dan tanggal acara diselenggarakan
- Waktu penyelenggaraan acara
- Tempat pelaksanaan acara
- Unsur-unsur yang terlibat di dalam acara.
Isi notulen
Isi notulen adalah bagian dari notulen yang berbentuk hal-hal yang nantinya akan diulas dan memuat hasil keputusan rapat.
Isi notulen ini ditulis agar bisa membedakan dari susunan sistematis. Susunan sistematika isi notulen dibagi menjadi 4 bagian, antara lain:
- Kata Pembuka
- Pembahasan
- Pembacaan keputusan
- Waktu Penutupan
Bagian akhir notulen
Bagian terakhir merupakan penulisan terakhir yang ada di dalam notulen dengan isi berupa pe,bahasan terkait dengan hal-hal akhir pada penulisan notulen.
Pada bagian akhir notulen juga dibagi menjadi 3 bagian, antara lain:
- Nama jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat, dan atau NIP
Penandatanganan
Penandatanganan ini berisi terkait dengan tanda tangan dari pihak yang dianggap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut.
Notula biasanya ditandatangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris, dan notulis itu sendiri.
Contoh Notulen Rapat
Setelah dijelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan contoh notulen rapat, berikut ini akan diberikan beberapa jenis contoh notulen rapat yang bisa kamu jadikan referensi jika ditugaskan untuk membuat notulen rapat.
Contoh Notulen Rapat Perusahaan
Sentosa Group
Jakarta Barat
Hari/tanggal : Selasa, 11 April 2019
Waktu : 10.00 WIB - 11.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Sentosa Group
Pemimpin Rapat : Gilang Irawan
Jumlah Peserta: 20 Puluh Orang
Materi Rapat: Pembahasan Mengenai Perlombaan Memasak Antar Karyawan Putra
Kegiatan Pembukaan :
- Dibuka oleh Gilang Setiawan
- Sambutan oleh Manajer Sentosa Group
Hasil Keputusan Rapat :
Berdasarkan rapat yang dilaksanakan pada hari Selasa, 11 April 2019 maka akan diselenggarakan lomba memasak antar karyawan putra yang dilaksanakan pada hari Minggu, 20 April 2019 dengan ketua pelaksana Jaya Kusuma.
Pemimpin Rapat,
Gilang Setiawan
Notulis,
Tiyas Safira
Contoh Notulen Rapat Kantor
PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) seringkali terjadi pada perusahaan. Dan untuk memutuskan dalam memberikan PHK terhadap karyawannya, maka akan dilaksanakan rapat terlebih dahulu.
Agenda Rapat : Pembahasan Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan
Hari/ Tanggal : Senin, 21 Juli 2020
Waktu : 10.00 WIB s/d Selesai
Tempat : Ruang Meeting Lantai 1
Pemimpin Rapat : Direktur Utama PT. Abadi Jaya
Notulis : Afifah Larasati
Notulensi Rapat : Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang akan dilakukan oleh PT. Abadi Jaya diselenggarakan karena adanya krisis ekonomi yang sedang melanda Indonesia sekarang ini.
Maka dari itu, PHK dilakukan agar perusahaan bisa berjalan dengan baik. bagi karyawan yang di PHK akan diberikan pesangon sesuai posisi jabatan sekarang ini.
Notulis.
Afifah Devanata
Contoh Notulen Rapat Kantor Pemerintah
NOTULEN RAPAT
Kepada Yth : Camat Tanjung karang Barat
Dari : Wakil Camat
Hal : Kegiatan
Hari/Tanggal : Rabu, 09 November 2020
Waktu : 13.00 – selesai
Tempat : Ruang Serbaguna Lt 2
Acara : Koordinasi evaluasi pengendalian penyakit DBD
Undangan :
- Kasudin Kesmas Bandung
- Para Camat Bandung
- Para Lurah Bandung
Pimpinan Rapat : KA Dinas Kesmas Bandung
Kesimpulan Rapat :
Dengan ini disimpulkan hasil kegiatan berdasarkan undangan Pemerintah Tanjung Karang Barat sebagai berikut :
- Acara dibuka oleh Sekretaris Daerah Bandar Lampung dan kemudian dilanjutkan dengan arahan
- Penyampaian Materi:
Koordinasi evaluasi berhubungan dengan penanggulangan DBD di Tanjung Karang Barat oleh Kepala Biro Bintal dan Kesmas
Strategi dalam antisipasi meningkatnya kasus DBD oleh Depkes
Penyelenggaraan PSN
Demikian laporan ini dibuat untuk dijadikan bahan bapak untuk lebih lanjut.
Bandar Lampung, 09 November 2020
Peserta Rapat,
Wakil Camat
Putra Setiawan
NIP…………………………
Contoh Notulen Rapat Koordinasi
Hari/tanggal : Rabu, 9 Februari 2019
Waktu : 09.00 WIB – 11.00 WIB
Tempat : Auditorium STTN - BATAN Yogyakarta
Pemimpin Rapat : Gilang Novan
Jumlah Peserta: 50 Orang
Materi Rapat : Penetapan Tanggal Program Kerja Mahasiswa di Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir – Badan Tenaga Nuklir Nasional (STTN-BATAN)
Hasil Keputusan Rapat : Penetapan Penanggalan
- UKM Mahasiswa Pencinta Alam mempunyai program kerja donor darah yang akan dilaksanakan padatanggal 10 April 2019.
- UKM KALAM (Keluarga Mahasiswa Islam) mempunyai program kerja lomba memanah yang akan dilaksanakan padatanggal 11 April 2019.
- Program kerja festival hijab akan dilaksanakan pada tanggal 12 April 2019.
- Program kerja sore akan dilaksanakan setiap selasa sore di STTN-BATAN Yogyakarta.
- Program kerja kajian jumat akhwat akan dilaksanakan setiap hari Jumat siang di STTN-BATAN Yogyakarta.
Pemimpin Rapat,
Farhan Junaidi
Notulis,
Ardelia Sihotang
Contoh Notulen Rapat Dinas
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN
CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH KOTA SURABAYA
NOTULEN
Nama Rapat : Rapat Dinas
Hari, tanggal : Rabu, 19 April 2019
Jam : 09.30 WIB s.d selesai
Tempat : Cabang Dinas Pendidikan Kota Surabaya
Acara : Pembahasan terkait HUT RI ke 75 Tahun 2020
Pemimpin Rapat : Kepala Cabang Dinas Pendidikan Kota Surabaya
Notulis : Tiyas Julia, S.Pd
Hasil Rapat : SMA/SMK Negeri/Swasta ikut serta dalam merayakan HUT RI Ke-75 Tahun 2020 dengan ikut dalam:
Lomba yel-yel sebanyak 17 sekolah
Sosiodrama oleh SMAN 1 Kota Surabaya dan SMAN 2 Kota Surabaya
Upacara detik-detik proklamasi sebanyak 3 pleton
Penurunan bendera sebanyak 3 pleton
Pawai Budaya ± 300 orang yang terdiri atas :
- Drum band total 20 orang
- Mobil hias 2 unit
- Barisan Bhinneka Tunggal Ika sebanyak 50 orang
- Barisan karnaval baju daur ulang sebanyak 8orang
- Barisan pakaian adat seluruh Indonesia sebanyak 30 orang
- Barisan Reog Ponorogo 25
Kepala Cabang Dinas Pendidikan
Wilayah Kota Surabaya
Ahmad Hakim, SH, MM
Penata Tk. I
NIP.1223313235
Contoh Notulen Rapat Desa
Desa Rangai Tritunggal
Kec. Katibung, Lampung Selatan
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Selasa, 20 September 2020
Waktu : 08.00 – 10.00 WIB
Tempat : Gedung Balai Desa Rangai Tritunggal
Pemimpin Rapat : Adi Setiawan
Jumlah Peserta : 35 Orang
Materi Rapat : Penetapan hari penyelenggaraan kebersihan lingkungan di desa Rangai Tritunggal.
Kegiatan Pembukaan :
- Pembukaan oleh Ketua pelaksana kebersihan lingkungandesa
- Sambutan oleh Kepala Desa Rangai Tritunggal
Hasil Keputusan Rapat :
Penyelenggaraan kebersihan desa Rangai Tritunggal akan dilaksanakan pada hari Minggu tanggal 20 Oktober 2020 berdasarkan hasil keputusan rapat pada hari Selasa, 20 September 2020.
Setiap RT yang telah ditunjuk untuk diharuskan membawa tumpeng dan dikumpulkan di rumah Kepala Desa Rangai Tritunggal. Kemudian akan didoakan dan dibagikan kembali. Akan diselenggarakan pagelaran wayang kulit juga pada malam harinya.
Pemimpin rapat, Notulis,
Adi Setiawan Novia Lusi
Contoh Notulen Rapat RT
Rapat RT 01 RW 02
Kelurahan Karang Maritim
Kecamatan Panjang
Kota Bandar Lampung
Hari/tanggal : Rabu, 23 April 2020
Waktu : Pukul 08.00 WIB – 10.00 WIB
Tempat : Kediaman Ketua RT 01 RW 02, Karang Maritim
Pemimpin Rapat : Sugiarto
Total Peserta : 30 orang
Bahasan Rapat : Persiapan Dalam Menyambut Hari Peringatan Kemerdekaan Indonesia Tahun 2020
Kegiatan Pembukaan :
- Dibuka oleh Sugiarto
- Sambutan oleh Ketua RT 01RW 02, Karang Maritim
Hasil Rapat :
Dalam memperingati dan memeriahkan Hari Kemerdekaan Indonesia Tahun 2020, maka akan dilaksanakan serangkaian acara yang dimulai pada tanggal 15 Agustus 2019 sampai 18 Agustus 2019.
Daftar susunan acara dan susunan kepanitiaan terlampir.
Pemimpin Rapat,
Sugiarto
Notulis,
Uli Sundria
Contoh Notulen Rapat Guru
PEMERINTAH KOTA BANJAR– DINAS PENDIDIKAN
SMP Pelita Harapan
Jl. Anggrek No 90, Banjar – Telepon: (0341) 645911
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Kamis, 10 Februari 2019
Waktu Rapat : 13.00 – 15.00 WIB
Tempat : Ruang Guru SMP Pelita Harapan
Agenda Rapat : Pengadaan Buku Modul
Daftar Hadir Peserta Rapat : Terlampir
Rapat diadakan dengan susunan acara sebagai berikut:
- Pembukaan
- Pengarahan oleh Kepala Sekolah
- Penyampaian usulan dari masing-masing guru mata pelajaran
- Diskusi terkait peraturan modul dipimpin oleh Waka Kurikulum
- Penutupan
Adapun hasil rapat sebagai berikut :
- Masing-masing guru mata pelajaran siap untuk menyusun modul untuk tahun pelajaran 2019/ 2020.
- Waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan modul berbeda-beda setiap mata pelajaran.
- Pengumpulan draft modul maksimal diserahkan pada bulan April 2019.
- Tim editor dibuat dari perwakilan guru, dan akan memulai proses editing pada bulan Mei 2019.
- Modul siap dicetak di awal bulan Januari tahun 2020.
Banjar, 10 Februari 2019
Mengetahui,
Kepala Sekolah, Notulis
Sulis Wanda S.Pd, Novian Santoso S.Pd
NIP:760958121 NIP: 8091759877
Contoh Notulen Rapat Sekolah
MA Negeri 1 Bandar Lampung
Jalan Gatot Subroto No. 33, Bandar Lampung
Telp. (033) 8233716
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Rabu, 5 Maret 2019
Waktu : 08.00 – 10.00 WIB
Tempat : Aula MAN 1 Bandar Lampung
Pemimpin Rapat : Sutiyoso, S.Pd
Jumlah Peserta : 25 orang
Materi Rapat : Penetapan Tanggal Ujian Tengah Semester Ganjil
Kegiatan Pembukaan :
Pembukaan oleh Sutiyoso, S.Pd
Sambutan oleh Kepala Sekolah MAN 1 Bandar Lampung
Hasil Keputusan Rapat :
Ujian Tengah Semester Ganjil akan dilaksanakan pada hari Kamis, tanggal 20 Maret 2019 sesuai hasil rapat yang telah diadakan pada hari Rabu, 5 Maret 2019. Ujian Tengah Semester Ganjil akan diikuti oleh seluruh murid MAN 1 Bandar Lampung.
Pemimpin Rapat Notulis
Sutiyoso, S.Pd Cantika Yuri
Contoh Notulen Rapat OSIS
OSIS SMA Swasta Harapan
Jl. Otto Iskandardinata 20, Lembang, Bandung
Notulen Rapat Pembentukan Kepanitiaan Peringatan Hari Kartini
Hari : Selasa
Tanggal : 5 Maret 2019
Waktu : 09.00 WIB – 11.00 WIB
Hal : Pembentukan Kepanitiaan Peringatan Hari Kartini
Tempat : Ruang aula SMA Swasta Harapan
Pemimpin Rapat : Luki Munawar
Jumlah Peserta : 20
Susunan Acara
Pembukaan : dibuka oleh moderator dengan membaca doa
Sambutan : Sopiyanto Irawan (Ketua OSIS)
Pembahasan Masalah : Pembentukan Kepanitiaan Peringatan Hari Kartini
Penutup : moderator
Pokok Pembahasan
Pembentukan Kepanitiaan Hari Kartini dan perlombaan yang akan diadakan.
Isi Rapat
- Perayaan Hari Kartini dilakukan 21 April 2019
- Perlombaan ditujukan kepada siswa siswi, guru, dan karyawan sekolah.
- Pembentukan kepanitiaan
Ketua Pelaksana : Luki Munawar
Sekretaris : Eka Mutiara
Bendahara: Cindy Boru
Koordinator Seksi Acara : Eva Sari
Koordinator Seksi Humas : Giana Inda
Koordinator Perlengkapan : Fauzan
Koordinator Seksi Konsumsi: Maulana
Koordinator Seksi Keamanan: Fanny
Penutup
Rapat ditutup oleh moderator
Notulis
Eka Mutiara
Contoh Notulen Rapat Karang Taruna
Karang Taruna Desa Sumber Jaya
Sekretariat : Jl. Kemakmuran 21, Klaten
Hari : Sabtu
Tanggal : 19 Juni 2020
Waktu : 19.00 WIB – 21.00 WIB
Hal : Pembentukan Kepanitiaan Lomba Takbiran
Tempat : Balai RW 2
No Undangan : KT02/PP.02/5/2020
Pemimpin Rapat : Hasan
Jumlah Peserta : 25
Pembukaan
- Rapat dibuka oleh moderator
- Sambutan oleh Kepala Desa Sumber Jaya
Keputusan Rapat
- Kegiatan lomba takbiran dilakukan 24 Juli 2020
• Peserta yang ikut serta dalam kegiatan wajib membayar Rp 50.000
• Pembentukan kepanitiaan
• Koordinasi lomba takbiran akan dilakukan oleh kepanitiaan
Penutup
Rapat ditutup oleh moderator
Notulis,
Sofia
Manfaat Notulen
Berikut merupakan beberapa manfaat dari notulen rapat, antara lain:
Manometer Rapat
Dengan adanya notulen rapat, kita akan membantu mengetahui rapat tersebut berjalan dengan sukses atau tidak.
Maka dari itu, notulis pada saat rapat harus benar-benar mendengarkan dan dituangkan pada tulisan yang jelas dan ringkas. Agar mudah dipahami oleh banyak pihak.
Alat Bukti
Sebagai contoh notulen terkait dengan pendaftaran sebuah organisasi. Jika ada perubahan dalam bentuk ataupun penutupan sebuah organisasi, cara yang paling tepat untuk menanganinya ialah dengan menggunakan contoh notulen rapat yang sudah ada.
Sumber Informasi (Untuk Peserta yang Tidak Hadir)
Dalam suatu acara rapat tentu ada seseorang yang tidak bisa hadir karena suatu halangan tertentu.
Maka dari itu, dengan adanya notulen rapat, peserta yang tidak hadir tetap bisa mengetahui hasil rapat yang telah dibahas.
Pedoman untuk Rapat Selanjutnya
Hal ini terkhusus untuk beberapa rapat dimana membutuhkan tindak lebih lanjut. Kemudian direalisasikan pada rapat selanjutnya dengan menggunakan pedoman notulen rapat sebelumnya.
Sebagai Dokumen
Notulen harus dibuat dengan lengkap dan jelas, karena nantinya akan dijadikan sebuah arsip atau dokumen.
Bukan hanya itu, notulen juga harus disimpan dan disusun dengan rapi berdasarkan pada kronologisnya. Supaya mudah dalam pencarian pada saat dibutuhkan.
Alat Pengingat Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, pemimpin rapat akan mengambil suara pada notulen rapat sebelumnya. Sehingga, notulen rapat juga dapat dijadikan sebagai pengingat bagi para peserta rapat.
Alat Untuk Rapat Semu
Rapat semu merupakan rapat yang tidak pernah diselenggarakan atau biasa disebut juga rapat fiktif. Ketika menyusun notulen rapat, maka harus ditanyakan terlebih dahulu dengan ahli hukum.
Mencapai Tujuan Tertentu
Dalam sebuah organisasi, perusahaan ataupun kantor seringkali melakukan penetapan anggaran untuk mengadakan rapat rutin setiap bulan.
Tetapi rapat bulanan tidak diselenggarakan, maka notulen bisa membuatnya dengan berdasarkan notulen rapat yang lama. Hal tersebut dilakukan supaya bisa dijadikan bukti pengeluaran keperluan rapat setiap bulan.
Parameter
Dengan menggunakan notulen rapat, maka dapat diketahui apakah tujuan rapat yang sudah tertuang di dalam notulen bisa dilakukan dengan baik atau tidak.
Dalam acara apapun notulen sangat dibutuhkan untuk kepentingan setelah pertemuan tersebut. Notulen ini tidak bisa diremehkan fungsi dan kegunaannya.
Beberapa hal diatas harus diperhatikan dan dipahami sebelum membuat contoh notulen rapat. Demikian penjelasan kami mengenai contoh notulen rapat, semoga berguna dan menambah wawasan kita tentang dunia pendidikan.
